Markalar bir yıl boyunca sürekli olarak etkinlikler düzenler. Genellikle düzenlenen etkinlikleri marka tanıtımı yapmak, iş ortakları ile bir araya gelmek, ürün tanıtımı yani lansmanı yapmak için düzenlenmektedir. Etkinlik düzenleyecek olan kişi ve işletmelerin ise önem vermesi gereken birçok konu bulunur.

Başarılı etkinlikler bir markanın daha kolay bir şekilde büyümesini ve gelişmesini sağladığı için işletmelerin profesyonel adımlar atması oldukça önemlidir. Etkinlik Planlama Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler adlı bu yazımızda ister iş ortakları ile buluşmak isterseniz de ürün tanıtımı yapmak için düzenleyeceğinizi etkinliklerde nelere dikkat etmeniz gerektiği hakkında sizlere bilgi vereceğiz. Siz de yazımızı inceleyebilir ve böylece etkinlik planlama yaparken nelere dikkat etmeniz gerektiği hakkında bilgi edinebilirsiniz.

İlgili İçerik; Kurumsal Kaynak Planlama Hakkında Bilmeniz Gerekenler 




 

Etkinlik Yönetimi Nedir?

Etkinlik yönetimi, birey, kurum veya kuruluşların bir tanıtım yapma, kutlama ya da farkındalık oluşturma gibi amaçlar ile etkinlik oluşturma, planlama ve organizasyon yaratma süreçlerini yönetmesine verilen isimdir.

Genellikle etkinlik yönetimi düzenlenecek olan etkinliği türüne göre farklılık gösterebilmektedir.




 

Etkinlik Planlama Süreci

Kurumsal etkinlik planlama çalışmaları yapacak olan markaların bu süreci iyi bir şekilde bölmesi gerekir. Çünkü her zaman bir organizasyon yapısında farklı kişilerin yer alması gerekmektedir. Aksi takdirde markaların ilgili süreci yönetmesi zorlaşmakta ve bu da düzenlenecek olan etkinliklerin başarısız olmasına neden olmaktadır.

• Etkinlik Planlama Örneklerinin İncelenmesi
• Düzenlenecek olan etkinliklerin hedef kitlesi
• Etkinlik düzenleyen rakiplerin analizi
• Hedef ve bütçe belirleme süreci
• Etkinliğe katılacak olan kişilerin belirlenmesi
• Lokasyon ve zamanın belirlenmesi
• Etkinlik tanıtımının yapılması

Başarılı bir etkinlik planlamasının unsurlarıdır. Genellikle markalar bu unsurlarda problem yaşamamak ve başarılı bir etkinlik planlaması yapmak için ilk olarak bir organizasyon yapısı oluşturmakta ve etkinlik planlama kontrol listesi yaratmaktadır. Gelin şimdi hep beraber bunlara daha kapsamlı bir şekilde göz atalım.




 

Etkinlik Planlama Örneklerinin İncelenmesi

İlk kez bir etkinlik planlaması yapacak olan kişi ve işletmelerin önem vermesi gereken konuların başında etkinlik planlama örneklerinin incelenmesi yer alır. Çünkü etkinlik planlama örneklerini inceleyerek hareket eden markalar etkinlik içerisinde yer alacak çalışma gruplarının belirlenmesini kolaylaştırabilir ve bununla beraber işletmeler düzenleyeceği etkinliklerde nelere önem vermesi gerektiğine karar verebilir.

Başarılı bir şekilde etkinlik planlaması yapmak isteyen her markanın bu nedenle ilk olarak internette ya da kitaplarda yer alan etkinlik planlama örneklerine göz atması ve kendilerine ait notlar yaratması gerekir. Böylece bir etkinlik akışının nasıl yapılacağına karar verilebilir ve markalar düzenledikleri etkinliklerdeki hedeflerine daha kolay bir şekilde ulaşabilmektedir.

İlgili İçerik; Kurumsal Halkla İlişkiler (CPR) Kavramı Hakkında Bilmeniz Gerekenler




 

Düzenlenecek Olan Etkinliklerin Hedef Kitlesini Belirleyin

Etkinlik planlama süreci aşamalarında etkinlik örneklerinin incelenmesinden sonra gelen bir diğer aşama da düzenlenecek olan etkinliklerin hedef kitlesinin belirlenmesi yer alır. Daha önce de dediğimiz gibi markaların düzenleyeceği etkinlikler farklı amaçlara hizmet edebilmektedir.

Markalar iş ortakları ile buluşmak, markalarını daha fazla kişiye ulaştırmak ya da yeni çıkan bir ürünü hedef kitlesine ulaştırmak için etkinlikler düzenleyebilir. Bu noktada da ise bilinmesi gereken en önemli detay markaların düzenleyecekleri etkinliklere göre hedef kitlelerinin değiştiğidir. Çünkü iş ortakları ile buluşmak için düzenlenen bir etkinlikte markalar bayilerini hedef kitlelerin arasına eklerken marka tanıtımı yapmak için düzenlenecek etkinlikte önemli olan hedef kitle basındır ya da ürün tanıtımı için yapılacak olan bir etkinlikte müşterilerdir.

Bu nedenle etkinlik planlama örnekleri incelendikten sonra her markanın hangi hedef kitleye hitap etmek için etkinlik düzenlediğini belirlemesi gerekir. Böylece etkinliklerinizi hedef kitlenizde yer alan kişilere daha kolay bir şekilde ulaştırabilir ve gelir elde edebilirsiniz.




 

Rakiplerinizin Düzenlediği Etkinlikleri İnceleyin

Kurumsal etkinlik planlamada yapılması gereken bir diğer çalışma da rakip analizidir. Çünkü rakiplerin düzenlediği etkinlikleri incelemek sizlere nasıl çalışma yapmanız gerektiği hakkında bilgi vermektedir. Bu da rakiplerinizin güçlü ve zayıf yönlerini görmenizi ve kendi etkinlik planlama sürecinizi belirlemenizi sağlamaktadır.

• Etkinlik düzenleyen rakiplerinizi belirleyin
• Ne tür bir etkinlik akışı yarattıklarına göz atın
• Etkinliğe kimleri davet ettiklerini inceleyin
• Etkinliği hangi tarh ve saatlerde düzenlediklerine karar verin
• Etkinlik konumu olarak nereyi belirlediklerini çıkarın
• Etkinliklerini nasıl pazarladıklarına göz atın

Bu tür bir çalışma yaparak sizler de etkinlik planlaması yapan rakiplerinizin nasıl hareket ettiğine karar verebilir ve kendi etkinlik planlama kontrol listenizi çıkarabilirsiniz.

İlgili İçerik; Kurumsal Kimlik Oluşturma Rehberi




 

Hedef ve Bütçe Belirleyin

Etkinlik planlaması yapacak olan kişi ve işletmelerin önem vermesi gereken süreçlerden birisi de hedef ve bütçe belirleme sürecidir. Çünkü bir markanın hedefleri doğrultusunda bir bütçe çalışması yapması etkinliklerini daha fazla kişiye ulaştırmalarını sağlayacaktır. Bu nedenle markaların ilk olarak ilgili etkinlikten ne beklediklerini belirlemesi gerekir. Bu etkinliğin hedeflerine yönelik ise ne kadar bütçe harcamaları gerektiğine karar vermeleri gerekir.

Etkinlik konumu için ödenecek ücretler, ikramlar, davetlilere verilecek olan hediyeler ve etkinliğin pazarlama sürecine yönelik bütçe çalışması yapıldıktan sonra markalar ne kadar para harcayacaklarına karar verebilir.




 

Etkinliğe Katılacak Olan Kişilerin Belirlenmesi

Etkinlik planlaması yaparken markaların önem vermesi gereken bir diğer konu da etkinliğe katılacak olan kişilerin belirlenmesidir. Genellikle işletmeler hedef kitlelerinde yer alan kişilere ulaşmak ve etkinliğe olan katılımı artırmak için her zaman alanında profesyonel olan kişileri etkinliklere davet etmektedir. Çünkü bu markaların hem kendi hedef kitlelerine hem de ilgili ismin hedef kitlesine ulaşmasını kolaylaştırmaktadır.

• Kariyer Etkinlikleri
• İş Ortağı Etkinlikleri
• Influencer Etkinlikleri

Gibi etkinlik türleri düzenleyecek olan kişi ve işletmeler etkinliğe katılacak olan kişileri belirlerken belirli konular çerçevesinde hareket etmelidir.

• Etkinliğe katılacak olanın kişinin profesyonellik alanları
• Etkinliğe katılacak olan kişinin mesleki yeterlilikleri
• Etkinlik planlamasında konuşulan kişilerin bir kitlesinin bulunup bulunmaması
• Tanınırlığı

Gibi unsular davetlileri seçerken önem verilmesi gereken konular arasında yer almaktadır. Sizler de bunları önemseyerek etkinlik planlamanızı yapabilirsiniz. Böylece hem etkinlik katılımlarını artırabilir hem de markanızı büyük kişiler ile yakın gösterebilirsiniz.

İlgili İçerik; Çoklu Dilli E-ticaret Sitesi Nasıl Kurulur?




 

Etkinlik Zamanını ve Lokasyonunu Belirleyin

Etkinlik planlaması yaparken önem vermeniz gereken bir diğer konu da etkinlik zamanı ve lokasyonudur. Çünkü etkinlik zamanı ve lokasyonu tam olarak etkinliğe katılımı olumlu ya da olumsuz bir şekilde etkilemektedir.

Genellikle merkezi lokasyonlara uzak olan konumlarda bir etkinlik düzenlemek ilgili etkinliğe olan katılımı büyük ölçüde azaltmaktadır. Bununla beraber etkinliğin ters bir saatte olması da etkinlik katılımlarını büyük derecede azaltmaktadır. Bu yüzden etkinlik planlaması yaparken her kişi ve işletmenin lokasyon olarak kolay olan ve kişilerin uygun olabileceği zaman dilimlerinde etkinlik düzenlemesi gerekmektedir.

Bunu önemseyerek etkinlik planlaması yapan kişi ve işletmeler hem hedef kitlelerinde yer alan kişilerin etkinlik katılımını artırabilmekte hem de daha fazla kişiye ulaşabilmektedir.




 

Etkinliğinizin Tanıtımını Yapın

Etkinlik planlaması yaparken etkinlik tanıtımına da önem verin. Sosyal medya paylaşımları, outdoor reklam alanları gibi dijital pazarlama yöntemleri sayesinde markalar etkinliklerini hedef kitlelerinde yer alan daha fazla kişiye ulaştırabilmektedir ve böylece etkinliğin katılımını hızlıca artırma fırsatı yakalamaktadır.